O feedback é uma das atividades mais difíceis e necessárias da área de gestão de pessoas – principalmente quando seu teor é negativo. Diante desse desafio, muitos gestores se questionam: como dar um feedback?
Dar um retorno aos funcionários quanto à sua performance envolve pontos positivos e negativos.
Dessa forma, para expor momentos de dificuldade e ressaltar habilidades é necessário ter, sobretudo, empatia e capacidade de diálogo.
Vale ressaltar que o feedback só é capaz de gerar valor para quem o recebe se estiver pautado em avaliações e evidências.
Por isso, a prática do feedback é um momento mais recorrente após a coleta de dados das avaliações de desempenho e 360 graus.
Mas, para saber como dar um feedback, esse momento precisa ser entendido não como um protocolo, mas de troca e diálogo entre lideranças e colaboradores.
Preparamos 7 passos para você entender como dar um feedback para sua equipe e tornar este momento um catalisador de bons resultados. Continue a leitura!
1. Dê o feedback imediatamente e seja objetivo
Falta de preparação e prolixidade na hora de dar um feedback fazem com que todo o seu discurso perca a credibilidade.
Catalogue os resultados das avaliações em planilhas e roteiros para serem consultados antes da conversa.
Para os pontos mais críticos, vale já reunir possíveis argumentos a serem expostos diante de objeção do colaborador.
Dessa forma, você estará mais preparado para a conversa e conseguirá transmitir a mensagem desejada.
Objetividade é tudo! Nada de fazer prefácios, relembrar contextos e recriar situações. Seja objetivo, usando palavras sutis e cautelosas.
2. Quebre o gelo
Dar um feedback exige naturalidade e, sobretudo, que seja uma conversa pessoal. Nada de chamadas em vídeo, só se for estritamente indispensável.
Para trazer naturalidade ao momento, não aponte logo no primeiro momento os resultados e as queixas no ambiente profissional.
Primeiro enxergue a pessoa, depois o profissional. Cumprimente, pergunte sobre a rotina, a família ou outro assunto trivial que vocês tenham em comum.
O importante é criar um clima de tranquilidade para que o colaborador esteja mais disposto a aceitar críticas construtivas.
3. Escolha palavras assertivas
A forma como os fatos são apresentados ao colaborador impactam na percepção dele sobre o feedback, bem como na rua receptividade às críticas.
Dê preferência para frases na primeira pessoa. Por exemplo, ao invés de dizer “você me frustra”, opte por “Essa atitude me/nos deixa frustrados”.
Tenha sempre em mente que é fundamental ser sincero, mas com sutileza, evitando constrangimentos. Antes de criticar um ponto, avalie uma possibilidade de sinônimos e expressões menos rudes.
Há ainda outras estratégias de vocabulário para tornar o feedback menos incômodo e mais motivador:
- Troque “tentar” por “fazer”: ao invés de dizer “por favor, tente entregar o relatório amanhã”, diga “por favor, entregue o relatório amanhã”;
- “Se” por “quando”: diga “quando você fizer a atividade” ao invés de “se você fizer a tarefa”;
- “Espero” por “sei”: “espero que você entregue a análise no prazo” deve ser substituído por “sei que você irá entregar a análise no prazo”.
- Evite os condicionalismos: “eu precisaria da sua compreensão” deve ser substituído por “peço que você compreenda”.
4. Adote o modelo sanduíche
Evite ceder ao impulso de ir direto aos aspectos que lhe incomodam. Saber como dar um feedback envolve resiliência e uma capacidade de intercalar problemas e qualidades.
A técnica do sanduíche consiste em quebrar o gelo com reconhecimento, depois apontar os problemas e, por fim, ressaltar habilidades positivas.
No primeiro momento, ou na base do pão, inicie a conversa com ênfase e valorização dos pontos fortes do colaborador.
Reforce o desempenho positivo no período analisado, exaltando suas competências e atitudes e como elas auxiliam a empresa a alcançar seus objetivos.
Depois é hora do recheio. Descreva o comportamento ou desempenho inadequado, o que precisa ser alterado e por quê. Permita que o colaborador exponha suas dúvidas e motivos de suas possíveis dificuldades. Ajude com orientações e sugestões, tendo em vista o objetivo final esperado.
Lembre-se que você, enquanto gestor, deve mostrar-se disposto a ajudá-lo a melhorar as falhas apontadas.
Por último, é hora de fechar o “sanduíche”. Reforce novamente os pontos positivos. Demonstre confiança na possibilidade de aperfeiçoamento e crescimento do colaborador.
5. Dê exemplos reais
Para que o feedback seja efetivo, é fundamental que o colaborador consiga enxergar fundamento em todo os pontos expostos.
Uma dica essencial sobre como dar feedback é reforçar a avaliação com exemplos concretos e dados – seja ela positiva ou negativa.
É necessário que o colaborador entenda que cada atitude foi notada e que a gerência se preocupa com as suas atividades de perto.
Ao argumentar, no entanto, evite comparações com colegas de trabalho. Não importa se ambos formam uma equipe ou você prefira o trabalho do outro – comparações, em geral, geram desmotivação!
6. Saber como dar um feedback é ter empatia
Entender como dar um feedback é saber usar a principal arma de um gestor: a empatia.
Ao expor críticas, tenha cuidado e zelo com as palavras usadas. Não fale de uma vez sobre todos os aspectos que necessitam de mudança – escolha os pontos mais críticos, inicialmente, para que não haja tamanho desânimo e desgaste por parte do profissional.
Por mais que o problema afete o seu negócio, nunca se deixe envolver por emoções negativas!
Um gestor deve sempre compreender que o colaborador pode estar enfrentando problemas pessoais e conflitos internos que podem estar afetando o desempenho profissional.
Questione como o colaborador se sente e peça uma avaliação sobre a experiência dele na empresa.
Isso irá gerar um clima de entendimento entre as duas partes e facilitar o diálogo e a organização de planos de ação.
O segredo é tratar as falhas do colaborador como pontos de melhoria e sinalizar que você está disposto a ajudá-lo com conselhos e indicações, como cursos ou colegas mais experientes.
7. Crie planos de ação e acompanhe
De nada adianta oferecer um feedback se as considerações não servirão de estímulo para o desenvolvimento de competências.
É preciso que o gestor alinhe com o colaborador quais providências precisam ser tomadas para que ele supere as suas dificuldades.
Indique cursos, organize treinamentos e desenvolva grupos de estudo. Mostre que a empresa acredita no potencial de desenvolvimento dele e irá oferecer todo o suporte para que isso aconteça!
Aproveite este momento para sinalizar os pontos fortes do colaborador e como eles se encaixam nessa maratona de desenvolvimento das falhas e erros!
Saber como dar um feedback é ter uma importante arma para estimular o desenvolvimento dos funcionários e garantir a melhoria dos resultados do seu negócio.
Tão importante quanto saber como dar um feedback é ter uma base ideal para este momento. Para isso, é essencial contar com boas estratégias e uma avaliação de desempenho bastante organizada. Nós podemos fazer isso por você. Solicite um orçamento!
